Hopp til hovedinnhold
Ta kontakt

Informasjonsflyt og saksbehandling

Vi bygger søk, varsling og saksflyt for dokumenttunge virksomheter

Informasjonen ligger spredt i arkiv, fagsystemer, e-post og vedlegg. Den som leter etter noe bestemt, må ofte lete gjennom alt. Vi bygger løsninger som leser innholdet i dokumentene, som begrunner hvorfor en sak er varslet, og som gir beskjed videre når en sak står stille.

Ta kontaktSe hva vi jobber med

Utgangspunktet

Problemet vi jobber med

Tre situasjoner vi bygger for. Alle tre handler om hvor tiden går i en vanlig arbeidsuke.

  • Arkivet er ordnet etter hvordan saker føres

    Et arkiv er strukturert etter hvordan en sak skal journalføres og bevares. Den som leter etter en formulering i et vedlegg lenge etterpå, leter på andre premisser. Søket treffer tittel og filnavn, mens innholdet ligger i en skannet side eller nede i en e-posttråd.

  • Det som angår dere, kommer i samme strøm som alt annet

    Høringer, regelverksendringer og politiske saker publiseres kontinuerlig, og det meste angår ikke den enkelte virksomheten. Å skille ut det som gjør det, er en jobb som må gjøres på nytt hver uke, ved siden av alt annet.

  • Saker blir liggende på småting

    Den faglige vurderingen tar sjelden lengst tid. En sak blir liggende fordi et felt i skjemaet står tomt, fordi et vedlegg aldri kom, eller fordi ingen har fått beskjed om at det er deres tur. Purringen blir en egen jobb.

Hva vi bygger

Områder vi jobber innenfor

Tre områder som deler den samme underliggende teknologien: innholdet må leses før det kan finnes igjen, prioriteres eller sendes videre.

Område 1

Dokument og saksbehandling

Dokumenter kommer inn som skannede sider, PDF-er, vedlegg og e-post. Vi bygger løsninger som leser teksten, kjenner igjen hva slags dokument det er, og foreslår hvilken sak det hører til. Da kan innholdet søkes i, og det som hører til en sak kan samles: hva som finnes, hvor det står, og hva som mangler. Hver opplysning peker tilbake til dokumentet og siden den er hentet fra, slik at saksbehandleren kan kontrollere den før den brukes.

  • Gjenfinning i gamle saker på det man husker: et navn, en adresse, en formulering fra et brev.
  • Skannede permer og eldre PDF-er skal kunne søkes i på innholdet, i samme søk som resten av arkivet.
  • Når en sak skal forberedes, kan dokumentene samles med et kort sammendrag og henvisning til hvor hver opplysning står, slik at den som vurderer saken leser kilden selv.
  • Ved et innsynskrav er målet å samle alt som hører til saken på ett sted. Hva som er omfattet, hva som skal unntas og hva som skal sladdes, er virksomhetens vurdering, og løsningen skal holde den der.
  • E-post og vedlegg kan foreslås knyttet til riktig sak, med avsender, dato og innhold på plass, slik at neste ledd ser hva som har kommet inn og hva som gjenstår.

Område 2

Oversikt og innsikt

Virksomheter blir berørt av saker de ikke har satt i gang selv: regelverksendringer, høringer, tilsyn, kunngjøringer og omtale. Det meste av det som publiseres angår ikke dere. Vi bygger løsninger som skal gå gjennom strømmen og stille de samme fire spørsmålene til hver sak, slik at det som blir stående er kort nok til å leses, og begrunnet godt nok til at den som får det kan handle på det.

  • Hva har skjedd? En gjengivelse av saken som gir mening uten at noen må åpne lenken først.
  • Hvorfor angår det oss? Hvilket ansvarsområde, hvilken tjeneste eller hvilket vedtak saken berører.
  • Hvor kommer det fra? Kilde og dato som kan slås opp, slik at vurderingen kan etterprøves av en annen enn den som leste saken først.
  • Må noen følge det opp? En frist der det finnes en, et forslag til hvem det hører hjemme hos, eller beskjed om at saken bare er til orientering.

Rekkefølgen betyr noe: rettighetene til en kilde avklares før vi tar den i bruk. At noe er teknisk tilgjengelig, betyr ikke at det er lov å lagre, analysere og vise det videre. Svaret er ulikt fra kilde til kilde, og det skrives ned før kilden tas i bruk. Vi sier det heller på forhånd enn å måtte fjerne noe dere har begynt å basere dere på.

Område 3

Digital samhandling

Dette er den samme saken sett fra begge sider. Den som sender inn noe, skal få vite hva som mangler mens skjemaet fortsatt er åpent, og skal kunne se hvor saken står uten å ringe. Saksbehandleren skal få den samme saken inn strukturert, med vedleggene på plass og manglene markert. Det som kommer inn her, er det samme som senere skal søkes i og vises med kilde, og derfor bygger vi denne delen sammen med saksbehandlingen bak.

  • Innsending: den som søker fyller ut, laster opp dokumentasjonen og får vite hva som mangler mens skjemaet er åpent.
  • Underveis: en status det går an å forstå. Hva som er mottatt, hva som gjenstår, og hva som er neste steg.
  • Mottak: opplysningene strukturert, vedleggene knyttet til riktig punkt i saken, og hullene markert med en gang.
  • Sporing: hvem som sendte inn hva, når det kom inn, og hvilken versjon av vedlegget vurderingen ble gjort på.
  • Universell utforming legger vi inn fra start, uavhengig av om det står i kravspesifikasjonen. Hvordan det skal dokumenteres for den enkelte løsningen, avtaler vi med dere.

Arbeidsmåte

Slik jobber vi

  1. Vi starter i arbeidsprosessen

    Første samtale dreier seg om hvordan en oppgave gjøres i dag. Hva stopper opp, hvor ofte, og hvem sitter med det når det stopper.

  2. Data, regelverk og sikkerhet avklares før vi bygger

    Hvilke opplysninger som kan lagres, analyseres og vises videre, er et eget spørsmål med eget svar per kilde. Det svaret vil vi ha først, fordi det avgjør hva som er mulig å bygge.

  3. Vi tar én avgrenset del først

    Vi er et lite selskap. Det setter et tak på omfanget vi kan ta, og vi tar heller én arbeidsprosess helt ut enn et større program delvis. Viser det seg at vi tok feil, har dere mistet ett steg.

  4. Vi blir enige om hva som skal bli bedre

    Før vi begynner avtaler vi hva som skal endre seg, og hvordan det ser ut hvis det ikke skjer. Vurderingen gjøres underveis, av dem som gjør arbeidet.

  5. Vi avtaler hva som gjelder etter driftssetting

    Hvem som retter feil, hvem som eier koden, og hva som skal til for at virksomheten kan drifte eller flytte løsningen uten oss. Det avtales før arbeidet starter. At vi er få, er en risiko dere har rett til å prise inn, og den hører hjemme i kontrakten.

  6. Utvidelse er en beslutning

    Neste steg tar vi når det første er i bruk, og når dere vil det. Vi ber ikke om større omfang enn dere har bruk for.

Omfang, varighet og pris avtaler vi per oppdrag. Vi oppgir ikke tall vi ikke har grunnlag for.

Databehandling

Data, tilgang og ansvar

Vi kan si noe om prinsippene vi bygger etter, og om hva som skal stå skriftlig før noe settes i drift. De konkrete svarene hører hjemme i den enkelte leveransen. Sertifiseringer har vi ikke, og vi later ikke som noe annet.

Vi vet hvilke spørsmål som må besvares
Lagringssted, tilgangsstyring, logging, sletting, underleverandører, databehandleravtale, hvilken modell som brukes og hva den får se. Lista er den samme uansett oppdrag, og dere får svarene skriftlig før arbeidet begynner. Skal en ekstern tjeneste se innhold fra virksomheten, avtales det på forhånd.
Ikke mer tilgang enn oppgaven krever
Vi bestemmer hvilke opplysninger en løsning skal ha tilgang til før vi bygger den. Et system som bare har tilgang til det arbeidet krever, er enklere å forsvare og enklere å rette opp i når noe er galt. Tilgang per rolle er prinsippet vi designer etter. Hva det betyr konkret, hører til den enkelte løsningen.
Alt skal kunne spores tilbake til kilden
Et svar uten kilde er en påstand. Saksbehandleren skal kunne gå fra et resultat tilbake til dokumentet det kom fra, og det skal være mulig å se i ettertid hva som er gjort. Hva som logges, hvor lenge det oppbevares og hvem som kan se det, avklares per løsning.
Systemet foreslår, virksomheten beslutter
AI-en prioriterer, sorterer og foreslår. Avgjørelsen ligger hos den som har ansvaret for saken. Et forslag skal være enkelt å overprøve, og det forutsetter at begrunnelsen og kilden følger med forslaget.

Kravene er ikke like for alle. Et system som håndterer offentlig tilgjengelige dokumenter, og et som håndterer personopplysninger i en enkeltsak, bør ikke bygges likt. Kravnivået styres av hva løsningen faktisk håndterer, ikke av en mal vi tar med oss inn. Krav til lagring, logging, sletting og tilgangsstyring vil vi ha tidlig, og vi sier fra hvis noe ikke lar seg forene.

Hvem vi er

Teknologi og anskaffelseskompetanse i samme team

Veldora er et lite norsk selskap. Vi bygger løsninger for virksomheter der informasjonen finnes, men ikke er til å finne igjen.

Teamet dekker AI og produktutvikling, softwareutvikling, praktisk erfaring fra IT-anskaffelser, anskaffelsesrett og kommersiell erfaring.

Bredden er ikke poenget i seg selv. Poenget er at de samme folkene kan lese kravene, forstå saksbehandlingen bak dem og bygge løsningen, og at spørsmålet om hva vi har lov til å gjøre med dataene blir stilt før vi skriver kode. Vi tror den kombinasjonen er uvanlig i et selskap på vår størrelse. Det er vår egen vurdering.

Vi går etter avgrensede oppdrag der informasjonen eller prosessen har verdi, og der et lite team rekker hele veien alene.

Vi er nye, og vi har ingen referanseleveranse å vise til. Vi sier det heller enn å pynte på det, og vi gjetter ikke på frister, krav eller regelverk. Det er billigere for begge parter.

Rimelige innvendinger

Rimelige innvendinger

Dere er nye. Hvorfor skulle vi ta risikoen?

Risikoen er reell, og den er ikke bare faglig. Vi er et nytt selskap, og de kvalifikasjonskravene som følger av det, må dere vurdere. Det vi kan bidra med, er et smalt første omfang med ett tydelig mål og et avtalt punkt der dere vurderer resultatet før noe utvides. Og at dere snakker med dem som gjør arbeidet. Hvordan et kjøp skal gjennomføres, avgjør dere.

Hvordan passer dette sammen med systemene vi allerede har?

Det er blant det første vi vil vite, og svaret avgjør om et oppdrag er fornuftig i det hele tatt. En løsning som krever at noen logger inn ett sted til, løser sjelden problemet den var ment å løse. Hva som lar seg gjøre mot akkurat deres systemer, må vi se på sammen med dem som drifter dem.

Er dere et AI-selskap?

AI er en av teknologiene vi bruker. Det vi går etter, er ikke å selge en språkmodell, men å få en arbeidsprosess til å virke bedre enn den gjør i dag. Om noe løses med en modell, et søk eller en regel, er en teknisk vurdering vi tar og forklarer. Hva modellen får lov til å avgjøre, står under Data, tilgang og ansvar.

Hva bygger dere ikke?

Vi driver ikke konsulentutleie. Vi lager ikke brosjyrenettsider. Vi selger ikke AI-strategi uten et konkret problem å bruke den på. Og vi tar ikke store transformasjonsprosjekter. De krever en organisasjon vi ikke har.

Kontakt

Ta kontakt

Har dere et konkret problem, så beskriv det kort. Et etterslep på innsyn, et arkiv ingen finner fram i, en prosess som stopper opp. Vi sier fra om det er noe vi kan gjøre noe med, og om noen andre er nærmere.

Det trenger ikke være definert som en anskaffelse. Vi stiller gjerne i en samtale om problemet, på deres premisser og med den åpenheten dere selv setter. Hvordan et eventuelt kjøp skal gjennomføres, er deres avgjørelse.

Vi behandler opplysningene du sender inn i henhold til personvernerklæringen.